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Lösungen für Banken & Versicherungen

Banken und Versicherungen arbeiten unter enger Aufsicht: BaFin, DORA und DSGVO stellen hohe Anforderungen an Dokumentation und Nachweise. Verträge mit IT-Dienstleistern, Kundenunterlagen und Buchungsbelege müssen fristgerecht aufbewahrt und jederzeit prüfbar sein. Gleichzeitig wächst der Kostendruck in Verwaltung und Backoffice. Wer Prüfungen sicher bestehen und Prozesse effizient halten will, braucht durchgängige, SAP-integrierte Dokumentenprozesse.
 
Mit unseren Purchase-to-Pay und Order-to-Cash Lösungen digitalisieren wir Ihr Dokumentenmanagement rund um SAP. Profitieren Sie von kürzeren Durchlaufzeiten, weniger Fehlern & Rückfragen sowie transparenten Freigabeprozessen – bei spürbar sinkenden Prozesskosten.

Ihre Ansprechpartnerin für Banken & Versicherungen

Fragen zu Archivierung, Verträgen oder E-Rechnung?

Im Erstgespräch klären wir, wie Ihre SAP-Prozesse heute laufen und welche CLARC Lösung dazu passt. Unverbindlich.

Häufige Themen im Erstgespräch

  • Archivierung mit CLARC Archive
  • Vertragsmanagement mit CLARC Contract
  • E-Rechnung mit CLARC Billing
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Beate Frey

Vertriebsassistenz

+49 711 718639-0 sales@cto.de
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Referenzen

Unsere Referenzen sprechen für sich. Als Experte für Automatisierung im Dokumentenmanagement haben wir viele Projekte im Handel erfolgreich umgesetzt. Profitieren Sie von dieser Erfahrung und Expertise.

 

 

 

Key Facts

Nahtlose Verbindung zwischen Systemen

Automatisierung der Finanzbuchhaltung

Implementierung eines Archivsystems

mehr Infos

 

 

 

Key Facts

Effiziente Dokumentenverwaltung

Vollständige Integration

Maximale Ausfallsicherheit

mehr Infos

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Unsere Lösungen

Wir setzen unabhängige, modulare Standardsoftware ein, die sich maximal in führende IT-Systeme, wie SAP oder Microsoft, integriert. Bei Bedarf passen wir jede Lösung ganz individuell an Ihre Anforderungen an.

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Rechnungseingang

Die Lösung für den Rechnungseingang verbessert Effizienz und Compliance.

Mehr erfahren
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Rechnungsausgang

Digitale Rechnungen: effizient, flexibel, transparent, ressourcenschonend.

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Archivierung

Unsere zertifizierte Archivlösung: rechtskonform und nahtlos integrierbar.

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Auftragsbestätigungen

Automatisierte Auftragsbestätigungen – effizient, integriert, transparent, flexibel.

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Kundenbestellung

Die KI-gestützte Lösung automatisiert und optimiert Auftragsprozesse vollständig.

Mehr erfahren
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Kontakt

Sie interessieren sich für eine DMS-Lösung? Gerne beraten wir Sie unverbindlich.

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Seit über 35 Jahren Dokumentenmanagement für SAP

CTO Balzuweit entwickelt CLARC in Stuttgart, von der KI-gestützten Erfassung über die Extraktion unterschiedlicher Belegarten bis zur revisionssicheren Archivierung. Mehr als 5.000 Unternehmen setzen CLARC ein, direkt oder über Partner.

35 +

Jahre inhabergeführt

5000 +

Kunden

75 +

Mitarbeiter

6 Herausforderungen für Banken & Versicherungen

DORA, Aufbewahrungs- und Löschpflichten, regelmäßige Prüfungen und anhaltender Kostendruck setzen Banken und Versicherungen unter Druck. Wer Nachweise lückenlos führen und Verwaltungsprozesse automatisieren will, braucht durchgängige, SAP-integrierte Dokumentenprozesse.

  1. DORA: IKT-Dienstleister und Auslagerungsverträge steuern

    Seit Januar 2025 verlangt DORA ein vollständiges Informationsregister aller IKT-Drittdienstleister. Verträge müssen Mindestinhalte, Kündigungsrechte und Exit-Strategien abbilden. Liegen sie verstreut in Abteilungen und Postfächern, wird jede Prüfung zur Suche.

    Lösung

    CLARC Contract bündelt Dienstleisterverträge in einer digitalen Akte und überwacht Laufzeiten und Kündigungsfristen automatisch. CLARC Archive legt Verträge und Nachträge revisionssicher ab.

  2. Aufbewahrungspflichten und DSGVO-Löschung vereinen

    HGB, AO und Geldwäschegesetz schreiben je Dokumentart unterschiedliche Aufbewahrungsfristen vor. Die DSGVO verlangt, personenbezogene Daten nach Fristablauf zu löschen. Bei großen Beständen an Kundenunterlagen lässt sich dieser Lebenszyklus manuell kaum steuern.

    Lösung

    CLARC Archive steuert den Lebenszyklus mit differenzierten Aufbewahrungsfristen je Dokumentart. Nach Ablauf der Fristen löscht das System Dokumente automatisch und nachweisbar.

  3. Prüfungssicherheit gegenüber Aufsicht und Revision

    Interne Revision, Wirtschaftsprüfer und BaFin fordern lückenlose Nachweise: Wer hat welches Dokument wann geändert, freigegeben oder eingesehen? Fehlen diese Nachweise, drohen Prüfungsfeststellungen.

    Lösung

    CLARC Archive archiviert revisionssicher auf Basis von IDW PS 880. Rollenbasierte Berechtigungen und ein vollständiger Audit Trail machen jeden Zugriff nachvollziehbar. Bei Prüfungen sind Dokumente sofort abrufbar.

  4. Cyber-Resilienz und Datensouveränität

    Der Finanzsektor zählt zu den bevorzugten Zielen von Cyber-Angriffen. DORA verlangt belastbare Schutz- und Wiederherstellungsmaßnahmen, die DSGVO klare Kontrolle über Speicherort und Zugriffe.

    Lösung

    CLARC Archive schützt Dokumente durch starke Verschlüsselung und unveränderbare WORM-Speicherformate. Rollenbasierte Governance und Audit-Logs sichern die Nachweise. Mit CLARC Infinity liegen die Daten in Deutschland, im Rechenzentrum Azure Germany West Central.

  5. Kostendruck in Verwaltung und Backoffice

    Banken und Versicherungen stehen unter anhaltendem Kostendruck. Eingangsrechnungen von IT-, Facility- und Beratungsdienstleistern werden trotzdem oft manuell erfasst, geprüft und kontiert. Das bindet Personal und verzögert den Monatsabschluss.

    Lösung

    CLARC Invoice liest Rechnungsdaten aus E-Rechnungen und Scans automatisch aus, validiert sie gegen die Stammdaten und übergibt sie an SAP. Die manuelle Erfassung entfällt weitgehend.

  6. E-Rechnungspflicht trotz steuerfreier Umsätze

    Seit 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, auch Banken und Versicherungen mit überwiegend steuerfreien Umsätzen. Wer steuerpflichtige B2B-Leistungen erbringt, etwa Leasing oder Vermietung, muss ab 2027 bzw. 2028 auch E-Rechnungen versenden.

    Lösung

    CLARC Invoice validiert eingehende XRechnung- und ZUGFeRD-Dateien und erstellt Prüfprotokolle. CLARC Billing versendet E-Rechnungen in XRechnung, ZUGFeRD und PEPPOL direkt aus SAP.

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FAQ zu Dokumentenmanagement

In Banken und Versicherungen sind Prozesse stark reguliert, prüfungsintensiv und oft noch von Papier oder manuellen Abläufen geprägt. Ein digitales Dokumentenmanagement (DMS) rund um ERP-Systeme wie SAP hilft dabei, Dokumente sicher, effizient und nachvollziehbar zu verarbeiten – vom Vertrag bis zur Rechnung.

Warum ist digitales Dokumentenmanagement so wichtig?

Weil jede Verzögerung oder jeder Fehler direkte Auswirkungen auf Warenverfügbarkeit, Kundenzufriedenheit und Liquidität haben kann. Ein DMS sorgt dafür, dass relevante Dokumente – etwa Rechnungen, Lieferscheine oder Verträge – zentral verfügbar sind, schnell gefunden werden und jederzeit prüfsicher bereitstehen. So werden Prozesse transparenter, sicherer und effizienter.

Welche Dokumente eignen sich für digitale DMS-Prozesse?

Typische Kandidaten sind Eingangsrechnungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Wartungs- und Serviceverträge, Qualitäts- und Auditdokumente sowie HR-Unterlagen. Diese Belege entstehen in großer Menge, sind oft an Genehmigungsprozesse gebunden und müssen lange aufbewahrt werden – ein idealer Einsatzbereich für automatisierte Workflows und digitale Archivierung.

Wie unterstützt ein DMS bei der Einhaltung der Compliance?

Ein professionelles DMS dokumentiert automatisch, wer was wann geändert oder freigegeben hat, und stellt revisionssichere Archivierung sicher. Berechtigungskonzepte, Protokollierung und definierte Workflows helfen, regulatorische Anforderungen strukturiert umzusetzen. Das reduziert Prüfungsaufwand und schafft Sicherheit gegenüber Behörden und Auditor:innen.

Wie integriert sich ein DMS in bestehende ERP-Systeme?

Moderne DMS-Lösungen docken direkt an das ERP-System an: Belege werden aus E-Mails oder Portalen übernommen, im DMS verarbeitet und anschließend mit den passenden Vorgängen im ERP (z. B. Bestellung, Wareneingang, Rechnung) verknüpft. Mitarbeitende arbeiten wie gewohnt im ERP, greifen aber bei Bedarf per Mausklick auf alle relevanten Dokumente und Akten zu – ohne Systemwechsel.

Welche Rolle spielen KI und Automatisierung?

KI-gestützte Erkennung liest Daten aus Rechnungen & Co. automatisch aus, schlägt Kontierungen vor und unterstützt bei der Klassifizierung von Dokumenten. Workflows leiten Belege an die richtigen Personen weiter, erinnern an Fristen und sorgen für transparente Freigaben. Das entlastet Teams von Routineaufgaben, senkt Fehlerquoten und schafft Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten.