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Lösungen für den Handel

Der Handel arbeitet mit hohen Rechnungsvolumina, wechselnden Lieferanten und zahlreichen Filialen oder Vertriebskanälen. Saisonale Spitzen, EDI-Anbindungen und die kommende E-Rechnungspflicht treffen auf historisch gewachsene, oft papierbasierte Prozesse. Wer Rechnungen schnell freigeben, Lieferantenkonditionen einhalten und Filialdokumente zentral verfügbar machen will, braucht durchgängige, SAP-integrierte Prozesse.
 
Mit unseren Purchase-to-Pay und Order-to-Cash Lösungen digitalisieren wir Ihr Dokumentenmanagement rund um SAP. Profitieren Sie von kürzeren Durchlaufzeiten, weniger Fehlern & Rückfragen sowie transparenten Freigabeprozessen – bei spürbar sinkenden Prozesskosten.

Ihre Ansprechpartnerin für den Handel

Fragen zu Rechnungen, Aufträgen oder Archivierung?

Im Erstgespräch klären wir, wie Ihre SAP-Prozesse heute laufen und welche CLARC Lösung dazu passt. Unverbindlich.

Häufige Themen im Erstgespräch

  • E-Rechnung mit CLARC Billing
  • Archivierung mit CLARC Archive
  • Abgleich mit CLARC Confirmation
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Beate Frey

Vertriebsassistenz

+49 711 718639-0 sales@cto.de
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Referenzen

Unsere Referenzen sprechen für sich. Als Experte für Automatisierung im Dokumentenmanagement haben wir viele Projekte im Handel erfolgreich umgesetzt. Profitieren Sie von dieser Erfahrung und Expertise.

 

 

 

Key Facts

Nahtlose Verbindung zwischen Systemen

Automatisierung der Finanzbuchhaltung

Implementierung eines Archivsystems

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Key Facts

Europaweite Integration

Erhebliche Zeitersparnis / Monat

Automatisierte Rechnungsverarbeitung

mehr Infos

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Unsere Lösungen

Wir setzen unabhängige, modulare Standardsoftware ein, die sich maximal in führende IT-Systeme, wie SAP oder Microsoft, integriert. Bei Bedarf passen wir jede Lösung ganz individuell an Ihre Anforderungen an.

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Rechnungseingang

Die Lösung für den Rechnungseingang verbessert Effizienz und Compliance.

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Rechnungsausgang

Digitale Rechnungen: effizient, flexibel, transparent, ressourcenschonend.

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Archivierung

Unsere zertifizierte Archivlösung: rechtskonform und nahtlos integrierbar.

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Auftragsbestätigungen

Automatisierte Auftragsbestätigungen – effizient, integriert, transparent, flexibel.

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Kundenbestellung

Die KI-gestützte Lösung automatisiert und optimiert Auftragsprozesse vollständig.

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Kontakt

Sie interessieren sich für eine DMS-Lösung? Gerne beraten wir Sie unverbindlich.

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Seit über 35 Jahren Dokumentenmanagement für SAP

CTO Balzuweit entwickelt CLARC in Stuttgart, von der KI-gestützten Erfassung über die Extraktion unterschiedlicher Belegarten bis zur revisionssicheren Archivierung. Mehr als 5.000 Unternehmen setzen CLARC ein, direkt oder über Partner.

35 +

Jahre inhabergeführt

5000 +

Kunden

75 +

Mitarbeiter

6 Herausforderungen des Handels

Hohe Rechnungsvolumina, saisonale Spitzen, verteilte Filialstrukturen und die E-Rechnungspflicht ab 2027 setzen Handelsunternehmen zunehmend unter Druck. Wer Lieferantenprozesse transparent steuern, Filialdokumente zentral verfügbar machen und Kundendaten DSGVO-konform verwalten will, braucht durchgängige Prozesse.

  1. Hohe Rechnungsvolumina und saisonale Spitzen

    Vorweihnachtsgeschäft, Sale-Perioden oder neue Kollektionen erzeugen Belegspitzen, die manuelle Prozesse an ihre Grenzen bringen. Verzögerte Freigaben gefährden Skonto und Lieferantenbeziehungen.

    Lösung

    CLARC Invoice verarbeitet Eingangsrechnungen automatisiert und medienbruchfrei, auch bei stark schwankenden Volumina. Workflows leiten Belege direkt an die zuständigen Freigeber, damit Skontofristen eingehalten werden.

  2. Lieferanten- und Bestellprozesse über viele Warengruppen

    Handelsunternehmen arbeiten mit vielen Lieferanten und Warengruppen. Abweichungen bei Preis, Menge oder Konditionen bleiben in manuellen Prozessen oft unbemerkt und führen zu Fehlbeständen oder falschen Zahlungen.

    Lösung

    CLARC Confirmation gleicht Bestellungen und Auftragsbestätigungen automatisiert ab und meldet Abweichungen in Echtzeit. CLARC Invoice verarbeitet die zugehörigen Rechnungen medienbruchfrei und revisionssicher.

  3. Dokumentensilos zwischen Filialen, Zentrale und Onlineshop

    Lieferscheine, Kassenbelege und Vertragsunterlagen liegen oft verteilt in Filialen, beim Zentraleinkauf oder im E-Commerce-System. Diese Silos erschweren die zentrale Steuerung und verzögern Entscheidungen.

    Lösung

    Unsere ECM-Lösungen verbinden SAP mit Drittsystemen und schaffen eine „Single Source of Truth“. CLARC Archive bündelt alle Dokumente in einem durchsuchbaren Archiv, auf das Zentrale und Filialen sofort zugreifen.

  4. E-Rechnungspflicht 2027 und Aufbewahrungsfristen

    Die B2B-E-Rechnungspflicht ab 2027 trifft Handelsunternehmen mit ihren zahlreichen Lieferanten- und Kundenbeziehungen besonders stark. Gleichzeitig müssen gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Rechnungen und Verträge lückenlos eingehalten werden.

    Lösung

    CLARC Billing verarbeitet XRechnung, ZUGFeRD und PEPPOL bereits heute, direkt integriert in SAP. CLARC Archive übernimmt die gesetzeskonforme Aufbewahrung und löscht Dokumente automatisch nach Ablauf der Fristen.

  5. Cyber-Resilienz: Schutz von Kassen- und Kundendaten

    Handelsunternehmen verarbeiten große Mengen sensibler Kunden- und Zahlungsdaten und sind attraktive Ziele für Cyber-Angriffe. Fällt die Datenverfügbarkeit aus, steht die Warenwirtschaft still, und DSGVO- sowie Meldepflichten greifen.

    Lösung

    CLARC Archive schützt Dokumente durch starke Verschlüsselung und unveränderbare WORM-Speicherformate. Eine hochverfügbare Cluster-Architektur hält den Betrieb auch bei Angriffen aufrecht, rollenbasierte Governance und Audit-Logs sichern die Nachweise.

  6. Intransparente Miet-, Franchise- und Lieferantenverträge

    Handelsunternehmen verwalten zahlreiche Mietverträge für Filialen, Franchise-Vereinbarungen und Lieferantenkonditionen. Ohne zentrale Steuerung verstreichen Kündigungsfristen ungenutzt, und vereinbarte Konditionen werden nicht eingehalten.

    Lösung

    CLARC Contract bündelt die Vereinbarungen in einer digitalen Akte und überwacht Fristen automatisch. Die Verknüpfung mit CLARC Invoice prüft eingehende Rechnungen gegen die Vertragskonditionen.

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FAQ zu Dokumentenmanagement

In Handelsunternehmen sind Prozesse oft saisonal, beleglastig und über viele Filialen oder Kanäle verteilt. Ein digitales Dokumentenmanagement (DMS) rund um ERP-Systeme wie SAP hilft dabei, Dokumente sicher, effizient und nachvollziehbar zu verarbeiten – vom Vertrag bis zur Rechnung.

Warum ist digitales Dokumentenmanagement so wichtig?

Weil jede Verzögerung oder jeder Fehler direkte Auswirkungen auf Warenverfügbarkeit, Kundenzufriedenheit und Liquidität haben kann. Ein DMS sorgt dafür, dass relevante Dokumente – etwa Rechnungen, Lieferscheine oder Verträge – zentral verfügbar sind, schnell gefunden werden und jederzeit prüfsicher bereitstehen. So werden Prozesse transparenter, sicherer und effizienter.

Welche Dokumente eignen sich für digitale DMS-Prozesse?

Typische Kandidaten sind Eingangsrechnungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Wartungs- und Serviceverträge, Qualitäts- und Auditdokumente sowie HR-Unterlagen. Diese Belege entstehen in großer Menge, sind oft an Genehmigungsprozesse gebunden und müssen lange aufbewahrt werden – ein idealer Einsatzbereich für automatisierte Workflows und digitale Archivierung.

Wie unterstützt ein DMS bei der Einhaltung der Compliance?

Ein professionelles DMS dokumentiert automatisch, wer was wann geändert oder freigegeben hat, und stellt revisionssichere Archivierung sicher. Berechtigungskonzepte, Protokollierung und definierte Workflows helfen, regulatorische Anforderungen strukturiert umzusetzen. Das reduziert Prüfungsaufwand und schafft Sicherheit gegenüber Behörden und Auditor:innen.

Wie integriert sich ein DMS in bestehende ERP-Systeme?

Moderne DMS-Lösungen docken direkt an das ERP-System an: Belege werden aus E-Mails oder Portalen übernommen, im DMS verarbeitet und anschließend mit den passenden Vorgängen im ERP (z. B. Bestellung, Wareneingang, Rechnung) verknüpft. Mitarbeitende arbeiten wie gewohnt im ERP, greifen aber bei Bedarf per Mausklick auf alle relevanten Dokumente und Akten zu – ohne Systemwechsel.

Welche Rolle spielen KI und Automatisierung?

KI-gestützte Erkennung liest Daten aus Rechnungen & Co. automatisch aus, schlägt Kontierungen vor und unterstützt bei der Klassifizierung von Dokumenten. Workflows leiten Belege an die richtigen Personen weiter, erinnern an Fristen und sorgen für transparente Freigaben. Das entlastet Teams von Routineaufgaben, senkt Fehlerquoten und schafft Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten.